ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ
В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ФЭО - финансово-экономический отдел
МТО - материально-техническое обеспечение
КО - кадровый отдел
СДО - сметно-договорной отдел
ПТО - производственно-технический отдел

КП - коммерческое предложение
ТЗ - техническое задание
ЗП - заработная плата
МР - материальные ресурсы
Движение ресурсов в строительной организации.
Работа предприятия строится относительно финансового, стратегического плана или личного видения руководителя (в зависимости от объемов производства). Для удобства обобщим эти понятия и назовём их планом. План является «стержнем» компании, корректирующим и направляющим (косвенно или напрямую) движение всех процессов производства. Для формирования модели предприятия рассмотрим как в идеале должны протекать процессы в компании на примере одного объекта строительства.
Любой объект начинается с технического задания (ТЗ) и, в идеале, чертежей на стадии П, на основании которых происходит первичный анализ затрат и формируется коммерческое предложение для Заказчика. Информацию для формирования стоимость ответственный сотрудник извлекает из утвержденной на предприятии базы единичных расценок и корректируется планом. В случае если стоимость строительных и монтажных работ удовлетворяет Заказчика, строительная организация готовит смету, на основании которой выпускается график производства работ. Оба эти документа в последствии идут приложением к договору. (Для формирования сметы Заказчик предоставляет комплект проектной документации на стадии Р).
При наличии на производстве проработанной базы единичных расценок КП и смета может быть не просто приложением к договору, а источником ценных данных, таких как: количество и наименование требуемых материалов, количество требуемых человеческих ресурсов, количество и наименование требуемых машин и механизмов, фактические затраты и предполагаемая прибыль по объекту.
Извлекаемая информация, поступает в разные отделы компании (МТО, ПТО, кадровый отдел) на обработку.
Отдел материально-технического обеспечения на основе данных о материалах и механизмах получает возможность на стадии подписания договора: а) подобрать наиболее «интересных» поставщиков б) сформировать График поставок (в соответствии с Графиком производства работ), минимизируя затраты на доставку и снижая вероятность возникновения «авралов».
Производственно-технический отдел на основе данных о трудозатратах и эксплуатации машин формирует График производства работ.
Кадровый отдел на основе данных о трудозатратах, а так же Графика производства работ имеет возможность: а) проанализировать ФОТ для данного объекта б) выделить свободные бригады под объект в) скорректировать график отпусков.
Информация, курсирующая в отделах, формирует финансовый план объекта, соотносящийся с общим планом и оказывающий на него влияние.
Смета поступает в «производство» в виде накопительной ведомости.
Производители работ на основании чертежей и фактической ситуации ежедневно оформляют заявки на материалы, вносят в накопительную ведомость информацию о произведенных работах с указанием использованных материалов и задействованных бригад (отдельных мастеров). При этом следует отметить несколько моментов: при наличии проработанной базы (как упоминалось выше), производители работ могут не расписывать заявку поэлементно, а указывать лишь участки (помещения) и планируемые виды работ, вся остальная информация берется из базы и при необходимости корректируется. Таким образом одновременно формируется заявка, утверждаемая финансовым отделом и фиксирующаяся в бухгалтерии, а так же понимание для руководителя проекта на какой стадии находится строительство и насколько согласуется текущая ситуация с первоначальным графиком производства. Заносимая в накопительную ведомость информация является основой для формирования актов выполненных работ, а так же основой для списания материалов в бухгалтерии.
На основе информации из накопительной ведомости и базы расценок отдел ПТО имеет возможность своевременно формировать акты освидетельствования скрытых работ на основе данных об используемых материалах и выполненных видах работ.
Как упоминалось выше на основе накопительных ведомостей происходит формирование актов выполненных работ и справок о стоимости выполненных работ, являющихся основанием для перечисления средств Заказчиком.
По завершении объекта имея информацию о начальном бюджете, фактических затратах и выплаченных суммах можно составить аналитическую сводку и посмотреть в каких местах и по каким причинам бюджет был превышен или же увидеть те места, где удалось минимизировать затраты.
Мы предлагаем Вам комплексную автоматизацию Вашего предприятия на основе 1С, в основе которой лежит описанная выше типовая модель, а так же оптимизацию бизнес процессов с разработкой модели по методологии SADT.